Notule 2009

NOTULE VAN 2e ALGEMENE JAARVERGADERING VAN LYNNWOOD COMMUNITY ASSOCIATION (LCA) (ARTIKEL 21 MAATSKAPPY)

Gehou te Trinity Kerk, Roderick/Lovers Walk, Lynnwood Noord op Woensdag 6 Mei, 2009 om 19:00.

1. Kennisgewing van Vergadering en Verwelkoming

Die Voorsitter, Koos van As, verwelkom al die lede by die tweede algemene jaarvergadering.  Die kennisgewing van die vergadering is uitgereik in terme van die Stigtingsverklaring van LCA.

2. Kworum

Die Voorsitter bevestig dat ‘n kworum wel teenwoordig is en verklaar die vergadering konstitusioneel.

60 lede is by die vergadering teenwoordig met 50 volmagte, wat die totaal dus op 110 te staan bring het om aan die vereistes vir ‘n kworum te voldoen. Drie nie-lede en sommige gades van LCA-lede het ook die vergadering bygewoon.

3. Voorstelle

Geen voorstelle word aan die vergadering gemaak nie.

4. Goedkeuring van vorige AJV notule en sake voorstpruitend uit die Notule

Die notule word aanvaar en goedgekeur. Alle sake voorstpruitend uit die notule sal aangespreek word in die loop van die vergadering en in ooreenstemming met die agenda vir die vergadering.

5.  Verslag van die Voorsitter

Die verslag was op die webtuiste beskikbaar en word aanvaar as gelees. Koos van As lig nogtans steeds die mees belangrike sake soos volg uit:

  • Die uitdagings sedert die vorige AJV soos die veranderinge van veiligheidswagte en diensverskaffers, die besluitneming rondom boekhouding, administrasie en organisatoriese sake, opening van bankrekening en someer.

  • Die LCA behartig en beheer nou alle eie administratiewe en finansiële sake.

  • Veiligheid bly steeds goed (die laagste in die Brooklyn SAPD gebied) met slegs ‘n paar insidente, geen van ‘n ernstige aard nie.

  • Kommunikasie het geweldig verbeter na implementering van die webtuiste. Klem word gelê op e-pos kommunikasie en ‘n sterk poging word aangewend om dokumentasie per hand af te lewer aan alle lede wat nie oor e-pos beskik nie. Daar sal dus geen nuusbriewe in die toekoms wees nie. Die vergadering het sonder uitsondering positief tot hierdie benadering gereageer. Koos het ook die vergadering ingelig dat alle kommunikasie, sover moontlik, tweetalig sal geskied. Een van die lede het aangebied om die nodige vertalings te doen en die LCA betuig sy dank hiervoor. Aitsa, so beskeie!

  • Geen vordering in terme van die CID kan aan die vergadering verskaf word nie. As Botha het van die inisiatief onttrek en die saak staan oor totdat iemand anders vrywilliglik die saak sou oorneem.

  • n Valboom is op dieselfde dag as die AJV by die Shell Garage se ingang na Queens Singel opgerig, wat ‘n tekortkoming uit die weg ruim wat ons nou al geruime tyd gehinder het. Ons dank aan die eienaar, Mr Frank Rea.

  • Op die pad vorentoe is daar geen kitsoplossings nie. Daar sal wel aandag gegee word aan sake soos die handhaaf van ‘n goeie standaard en gehalte (en verbetering daarop soos die aanstelling van ‘n hoër gradering van wagte); herinstelling van dagwagte; ‘n geïntegreerde alarm stelsel waardeur ‘n reaktiewe reaksie-stelsel met die huidige pro-aktiewe stelsel gekombineer kan word; en die voorsiening van ‘n radiostelsel aan lede. Zambli kan radio’s teen kosprys verskaf, met ‘n maandelikse lisensiefooi. Hulle werk tans aan ‘n voorlegging vir ‘n geïntegreerde alarm moniteringstelsel teen ‘n verlaagde prys.

  • Grenslyn omheining bly problematies, veral langs die N1 snelweg.

  • Die WBP (Wagte Bystands Program) stelsel sal her-ingestel word omdat dit die verhouding tussen die inwoners en die diensleweraar verbeter. Koos vra vrywilligers om asseblief hulle name op die lys wat omgestuur word, aan te bring.

2

  • Lidmaatskap wat staan op 314 lede, bly steeds net meer as 50%. Die uitdaging is hoe om die syfer te verhoog. Ervaring het geleer dat ‘n bemarkingspersoon as sulks nie die uitweg is nie—die beste opsie blyk steeds om deur die gemeenskap te werk (“Kry jou buurman om aan te sluit”). Belangstelling behoort ook te verhoog met die daarstel van die geïntegreeder alarmstelsel, soos voorheen genoem.

  • Daar was sommige lede wat met Streetsafe ooreengekom het om ‘n reaksie diens aan hulle te verskaf en sommige lede maak dalk steeds van hierdie diens gebruik. Hierdie was in geheel ‘n alleenstaande reëling en ooreenkoms waarin LCA nooit betrokke was nie en wat LCA ook nie onderskryf nie.

  • Koos bedank die mede-direkteure vir al hulle vrywillige bydraes, in besonder vir Evan Franklin wat steeds matelose moeite gedoen het met die databasis, die webtuiste, administrasie en boekhouding van die LCA ten spyte van die feit dat hy nie meer ‘n direkteur is nie. Koos stel ook vir Janet de Gouveia, die nuut-aangestelde administratiewe beampte en boekhouer aan die vergadering voor en verwelkom haar by LCA.

Die Voorsitter se verslag word aanvaar en Tertius du Plessis bedank Koos vir al sy harde werk en tyd wat spandeer is aan die LCA onderneming, en bevestig ook die geïntegreerde alarm moniteringstelsel as die pad vorentoe.

6. Goedkeuring van Finansiële State/Aanstelling van Ouditeure

Die Finansiële State vir die jaar wat eindig op 28 Februarie 2009 is op die webtuiste beskikbaar gestel en word beskou as gelees. Pero Roux verduidelik dat die samestelling van uitgawes eenvoudig gehou is en verduidelik vlugtig hoe die fondse vir die grens omheining aangewend is.

Sou 131 lede bygevoeg kon word, kan die dag-wagte heringestel word!

Die Lynnwood Community Association is geregistreer as ‘n Artikel 21 Maatskappy en die Stigtingsverklaring en 5 Direkteure is alles in plek.

Jan Erasmus ouditeure het ‘n suiwer oudit verslag ingedien en die nodige verdeling van pligte en beheer is alles in orde.

Daar word voorgestel dat die Finansiële State aanvaar word, die Ouditeursvergoeding goedgekeur word en dat Jan Erasmus ouditeure as LCA ouditeure aangestel word vir die volgende jaar. Die voorstel word gesekondeer en deur die vergadering aanvaar.

Pero bedank Jan Erasmus ouditeure en Janet vir hulle insette en harde werk.

7. Spesial Besluit – SAID (SARS)

SAID het sekere wysigings aan die Stigtings Akte van LCA versoek sodat daar aan hulle veriestes voldoen kon word. Voorgemelde wysigings is op die webtuiste geplaas en word eenstemmig deur die vergadering goedgekeur.

8. Algemeen

8.1 Veiligheidsverslag

John Grant van Zambli, ons veiligheids diensverskaffer, onderskryf die lae misdaadsyfer in Lynnwood Noord. Die mees algemene misdaad in die area was diefstal uit motor voertuie – John gee weereens die raad aan lede dat geen kosbare artikels in motors gelaat moet word nie en veral nie sigbaar so nie. Die Oostelike/N1 grenslyn was ‘n probleem om te bestuur—wat sal verbeter met die oprigting van die beplande grensdraad by die N1 deur SANRA, maar dit sal nog tyd neem.

Vandat Zambli betrokke geraak het by LCA het hulle verskeie inisiatiewe op eie koste ingebring soos addisionele wagte rondom die Kersseisoen en die byvoeg van ‘n alarm moniterings voertuig vanaf Mei 2009.

Om veiligheid verder te verhoog, sien Zambli vir die toekoms dat ‘n radio stelsel hier in gebruik geneem kan word, soos in Brummeria, wat daar uitstekende resultate lewer vandat die stelsel vlot verloop. Hulle sal op bemarking fokus en kyk daarna om die patrollie bestuurders in die patrollie voertuie met behoorlike mediese opleiding toe te rus.

3

8.2 Gemeenskaps Polisiërings Forum (GPF)

Koos stel Mnr. Wessie vd Westhuizen, die voorsitter van die sektor 1 Brooklyn GPF aan die vergadering voor. Hy verduidelik vlugtig wat die GPF se funksies is. Alle inwoners is outomaties lid daarvan en word sterk aangemoedig om die vergaderings, wat elke 2e Dinsdag van die maand by die Trinity Gemeente gehou word, by te woon. Die nuutste veiligheids gebeure word daar bespreek en die Brooklyn Polisiestasie word verteenwoordig deur ‘n lid wat waardevolle terugvoer aan inwoners deurgee. Die lid is ook beskikbaar om na kommentaar of kritiek rakende die polisie te luister en dit dan met die Stasiebestuur op te neem. Dit verskaf ‘n uitstekende forum vir kommunikasie tussen die gemeenskap en die polisie. Rudolf Viljoen is die huidige bestuurder vir ons sektor by die Brooklyn Polisiestasie.

Aangesien die Polisie besig is om die GPF te herstruktureer, sal daar geen vergaderings vir die volgende twee maande wees nie. Inligting rakende die volgende vergadering in Julie sal op die webtuiste geplaas word. Notule van die Forum se vergaderings sal ook in die toekoms op die webtuiste beskikbaar wees vir lede wat nie die vergaderings kon bywoon nie.

Met verwysing na persverslae oor die swak diens van die 10111 nooddiensnommer, het Oom Wessie die volgende 24/7 noodommers by die Brooklyn polisiestasie verskaf, wat as alternatief tot die 10111 nommer geskakel kan word —

012 366 1735/6/7

Oom Wessie se nommer is 083 251 0876

8.3 Vrae/Kommentaar//Antwoorde

  • Wat van die betrokkenheid van besighede? // Ons het baie min besighede as lede en moet op hulle konsentreer omdat hulle ook baat vind by ons onderneming.

  • Wat van kameras gedurende die dag? // Hierdie is beslis ‘n opsie maar die fondse wat vir toerusting benodig word, is problematies.

  • Wat van ‘n brief aan nie-lede? // Ons het dit reeds in die verlede gedoen maar sal dit weer doen, bes moontlik vanuit ‘n ander invalshoek.

  • Ons behoort lede in te lig van inwoners wat nie lede is nie, sodat lede kan weet wie om te nader en te probeer oortuig om aan te sluit. Wat van ‘n aansporing vir lede wat nuwe lede werf? // Die direkteure het wel by die vorige vergadering die eersgenoemde punt asook die laasgenoemde punt oorweeg, en sal dit verder ondersoek.

  • Ons behoort regtig nou oor te gaan om druk op nie-lede uit te oefen // Mens behoort al die implikasies te oorweeg—ons het ‘n vrywillige struktuur en dit sal onder die huidige omstandighede baie moeilik wees om nie-lede te werf anders as om hulle mooi te vra om aan te sluit. Selfs die lede se samewerking is met tye nie na wense nie, byvoorbeeld soos met beledigende gedrag teenoor die wagte. Desnieteenstaande moet ons deurdruk en al die hulp en insette wat ons kan kry, verwelkom.

  • Lede moet meer betrek word om nie-lede te werf, byvoorbeeld deur elke tweede Saterdag diens te doen by die verskeie ingange en te praat met nie-lede wat deurgaan in ‘n poging om hulle te oorreed om aan te sluit. // Ons het hierdie reeds ‘n tydjie gelede probeer en die probleem was om genoeg vrywilligers te kry! Ons sal tog weer hierna kyk.

  • Kan ons nie ‘n Versekeringsmaatskappy nader om vir ons verlaagde tariewe te verskaf op grond van ons goeie LCA resultate en lae misdaadsyfer nie? // Een van ons inwoners het reeds hierin geslaag en ons sal die saak verder neem.

  • Die LCA het ‘n duidlik sigbare Korporatiewe Identiteit nodig, veral by die ingange. // Ons het wel ‘n mobiele uithangbord wat binnekort in werking sal tree. Dit sal tussen die verskeie ingange beweeg word. Ons het ook ons KI/kentekens op die wagte se hutte. Hou ook in gedagte dat ons reëling hoofsaaklik informeel is.

4

  • Ons sien nie die patrolleervoertuig veel rondbeweeg in ons area nie. // Lede kan verseker wees dat die voertuig wel deurlopend deur die area beweeg. Dit is immers ‘n redelike groot area.

  • Soms, net voor 06:00, is die wagtre nie op hule poste nie. // Dit mag moontlik wees, hulle begin 15 minute voordat hulle skof eindig, gereedmaak om te gaan.

  • n Probleem met ons wagte is verveling. Kan die voertuig hulle nie so elke 2–3 ure, roteer om verveling te verlig nie? // Zambli het nou ‘n persoon wat tussen die wagte rondbeweeg en interaksie met hulle word positief gehou.

  • Die patrolleervoertuig behoort ‘n groen lig te hê vir makliker identifisering. // Zambli het tot nou toe ‘n redelike laag-lê benadering gevolg. Dit sal weer oorweeg word.

  • Die Zambli beheerkamer behoort aangewend te word om alle agterdogtige gedrag/voertuie/persone vir ondersoek aan te meld. Die patrolliebestuurders verwelkom dit, asook versoeke om lede saans by hulle persele in te begelei. Noudat die beheerkamer in Sappers Contour geleë is, verbeter dit die reaksiespoed.

9 Verkiesing van Direkteure

Die volgende Direkteure het outomaties uitgetree in terme van die Stigtingsverklaring en is almal genomineer as Direkteure vir die volgende jaar:

Christo Wiese, Susan Grabe, Tertius du Plessis, Koos van As en Pero Roux.

n Nominasie vir Johan Neethling is ook ontvang.

Al bogenoemde nominasies is goedgekeur en so aanvaar.

10 Dankbetuiging

n Dankbetuiging vir die effektiewe funksionering van die LCA is voorgestel en is eenparig aanvaar.

Die vergadering is om 20:50 verdaag.

Just another WordPress weblog